あなたの仕事にもAIは使えます｜一人事務員が最初に取り組みたい業務改善7選
前回の記事、
AIで何ができる？一人事務員の仕事で活用できる業務効率化10選【中小企業向け】
AIでできることをご紹介しました。
しかし、読者の多くは、ここでこう思います。
「それは分かった」
「でも、私の仕事ではどう使えばいいの？」
実は、35年間、多くの会社で業務改善を行ってきた中で、この質問を何度も受けてきました。
今日は、一人事務員の仕事に置き換えて考えてみます。
朝、Excelを開いたら
毎朝、Excelを開くと、今日やる仕事が見えてきます。
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請求書
- 見積書
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契約書
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売上確認
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勤務表
私は、ここで一つだけ考えてほしいことがあります。
「今日、一番面倒な仕事は何ですか？」
それを一つだけ選んでください。
それが、最初にAIへ相談する仕事になります。
見積書
この見積書の説明文を、初めてのお客様にも分かりやすく書き直してください。
契約書
この契約書で注意した方がよい点を教えてください。
請求処理
この請求メールを、失礼にならない文章へ直してください。
Excel
このExcel作業をもっと簡単にする方法はありますか？
シフト
この条件で無理のないシフトを考えてください。
相談相手
AIは優秀な部下ではありません
私は、生成AIを「仕事を代わりにやる人」とは考えていません。
むしろ、相談相手だと思っています。
例えば、「この仕事、もっと楽になりませんか？」
この質問だけでも、
生成AIは、改善案をいくつも提案してくれます。
私は、この使い方が一番価値があると思っています。
生成AIをはじめて利用される方は、下記サイトをチェックするといいです。 ▶ 生成AIを安全に使うために知っておきたいルールがわかります。 AIリテラシーとは？ChatGPTなどの生成AIを便利に使うだけでなく、リスクを理解し、安全に活用するための知識です。 生成AIプロンプト例（生成AIに入力する内容）を知りたい方は、下記サイトをチェックするといいです。 AI活用事例とは、生成AIを仕事の中でどのように使えるかを具体的な業務別に整理したものです。
便利な使い方だけでなく、会社情報・個人情報・著作権・ハルシネーションなどの注意点もあわせて理解することが大切です。
以前、ある会社で、経理担当の方からこんな相談を受けました。
いまは、「毎月忙しくて、新しいことを勉強する時間なんてありません」
私は「勉強してください」とは言いませんでした。
代わりに、こう聞きました。
「一番面倒な仕事は何ですか？」と聞きました。
すると、担当者の方は、少し考えて、
「毎月、請求データを加工する仕事です」
・・・と言われました。
そこで、その仕事だけに絞って改善することにしました。
結果、毎月数時間かかっていた仕事が、大幅に短縮されました。
私は、業務改善とは、全部を変えることではなく、一番困っている仕事を一つ楽にすることだと思っています。
これは生成AIの利用でも同じです。
AIは万能ではありません
最近はAIエージェントという言葉も聞くようになりました。
将来的には、複数の仕事をAIが代わりに行う時代になるでしょう。
しかし、小さな会社では、
まず、「毎月困っている仕事を一つ改善する」ここから始める方が、確実に成果が出ます。
今日、一つだけ生成AIに相談してください
今日、仕事で「面倒だな」と思った作業を一つだけメモしてください。
難しく考えなくても大丈夫です。
請求書でも、CSVでも、Excelでも構いません。
その一つが、AIへ相談する最初の仕事になります。
ここまで読んで、多くの方は
「じゃあ、生成AIにどう相談すればいいの？」
と思われたのではないでしょうか。
AIを使いこなせる人は、何が違うのでしょうか。
実は、AIをうまく使える人は、AIの知識が多い人ではありません。
自分の仕事を整理できる人です。
では、仕事はどのように整理すればよいのでしょうか。
実は、ここがAIを使いこなせる人と、使えない人の一番大きな違いです。
次の記事では、AIを導入したいのに何から始めればいいか分からない理由について、35年間の現場経験をもとにお話しします。
▶AIを導入したいのに何から始めればいいか分からない｜一人事務員が最初にやるべきこと
AIで業務改善を始めたい方へ
「AIを使って仕事を効率化したい」 そう思っても、 何から始めればよいのか分からず、手が止まってしまう方は少なくありません。
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