AIで何ができる？一人事務員の仕事で活用できる業務効率化10選【中小企業向け】
「AIを使えば仕事が楽になるらしい。」
最近、このような話を耳にする機会が増えました。
先日、仕事とは関係のない場面で、こんな話を聞きました。
「シフト、契約書、見積書、請求書まで、一人で全部やっています。」
「AIを使えば楽になると思うんですが……。」
少し笑いながら、その方はこう続けました。
「しかし、何から始めればいいか分からないんです」
私は、この一言がとても印象に残りました。
実は、この悩みを持っているのは、この方だけではありません。社内にIT担当者がいない中小企業では、多くの一人事務員が同じように悩んでいます。
この記事では、「AIで何ができるのか」そして、「小さな会社では何から始めるのが現実的なのか」を、35年以上の現場経験をもとにお話しします。
AIでできること10選
ここは単なる機能紹介ではなく、一人事務員の日常業務に合わせてお伝えします。
シフト表作成
勤務条件を伝えるだけで、シフト表のたたき台を作成できます。
契約書
契約書のひな形や説明文を作成できます。
見積書の説明文
見積書の説明文や提案文章を作成できます
請求メール
請求内容文章や催促メールなど作成できます
Excel関数
IF、XLOOKUP、FILTERなど使い方から具体的内容まで提案
VBA
具体的な内容を渡すことでプログラムコード生成できます
CSV整理
並べ替え、不要列削除、集計・・・まで提案してくれます
マニュアル作成
一般的な新人教育、業務マニュアル作成から個別内容まで作成
会議議事録
メモから要約文作成までします
アイデア相談
困っていることから業務改善案の作成
生成AIをはじめて利用される方は、下記サイトをチェックするといいです。 ▶ 生成AIを安全に使うために知っておきたいルールがわかります。 AIリテラシーとは？ChatGPTなどの生成AIを便利に使うだけでなく、リスクを理解し、安全に活用するための知識です。 生成AIプロンプト例（生成AIに入力する内容）を知りたい方は、下記サイトをチェックするといいです。 AI活用事例とは、生成AIを仕事の中でどのように使えるかを具体的な業務別に整理したものです。
便利な使い方だけでなく、会社情報・個人情報・著作権・ハルシネーションなどの注意点もあわせて理解することが大切です。
AIエージェントとは？
AIエージェントは、複数の作業を人の代わりに実行する新しい仕組みです。
2026年6月現在、大企業を中心に導入や実証実験が進んでいます。
一方で、実際の運用方法や費用対効果などは、各企業が試行錯誤しながら検証している段階でもあります。
ニュースを見ると、「もう全部AIがやってくれる」そんな印象を受けるかもしれません。
しかし、小さな会社では事情が少し違います。
小さな会社なら、まずここから始めましょう
私なら、いきなりAIエージェントは導入しません。
まずは、毎月繰り返している仕事を一つだけ改善します。
例えば、
-
毎月作成している請求メール
- CSVデータの整理
- Excel関数の作成
- VBAでの繰り返し作業
毎回同じことを繰り返している仕事から始めます。これだけでも、大きな効果があります。
昔、大きなシステム導入を検討していた会社で、「最初から大きな投資をする必要はありません。まずは小さく始めて成果を確認しましょう」と提案したことがあります。
新しい仕組みは、実際に使ってみないと分からないことがたくさんあります。だから、小さく試し、改善を重ねる方が成功しやすいのです。
私は35年以上、業務改善に携わってきました。
その中で変わらなかったことがあります。
新しい道具を導入する前に、まず仕事を整理することです。
AIも例外ではありません。
だから私は、AIの活用も、小さく始めることが成功への近道だと考えています。
経理担当の方が毎月、システムからCSVを出力し、Excelへ貼り付け、不要な列を削除し、並べ替え、集計するという作業を続けていました。
「毎月3時間くらいかかっています」
そう話されていました。
最初は、
「Excelが遅い」
「もっと性能の良いパソコンが必要なのでは」
そんな話になっていました。
実際の作業を見せてもらいました。
すると、問題はExcelではありませんでした。
必要なのは500件のデータなのに、毎回3万件すべてをExcelへ取り込み、
その後、不要なデータを削除していたのです。
そこで、最初から必要なデータだけを抽出するように手順を変更しました。
結果、処理時間は大幅に短くなりました。
この改善でプログラムコードを書いていません。
生成AIも使っていません。
最初に行ったのは、仕事の進め方を見直しただけでした。
私は、何かのツールや、生成AIを活用するときも、この順番が大切だと考えています。
でも、本当に困るのはここからです
ここまで読んで、AIの進め方は分かったと思います。
では、あなたなら、明日、何から始めますか？
ここで、多くの人が止まります。
「私の仕事では何をAIへ相談すればいいの？」
実は、35年間、現場で業務改善を行ってきた中で、私が一番多く受けた相談
「何から始めればいいか分からない」
次の記事では、「AIを使いたいけれど、何から始めればいいか分からない」そんな方が、最初に取り組むべき業務改善についてお話しします。
▶あなたの仕事にもAIは使えます｜一人事務員が最初に取り組みたい業務改善7選
AIで業務改善を始めたい方へ
「AIを使って仕事を効率化したい」 そう思っても、 何から始めればよいのか分からず、手が止まってしまう方は少なくありません。
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35年以上の業務システム開発・業務改善の経験をもとに、 一人事務員・中小企業向けに実践的な内容をまとめています。